Die Gießen@Schule gGmbH rechnet für 17 Schulen und für über 2000 SchülerInnen im Stadtgebiet Gießen die Schulessen ab.
Dabei sind folgende Prozessschritte durchzuführen:
- Erfassung der Anmeldungen und – änderungen (SchülerInnennamen, Adressen, Erziehungsberechtigte, Kontoverbindungen, Essenstage und Preise nach Schulangebot)
- Prozessmanagement der Anträge auf „Bildung und Teilhabe“ bei verschiedenen Trägern (Antragversendung und -rücksendung, Eingabe der Bewilligungszeiträume)
- Monatliches Erstellen der Rechnungen unter Berücksichtigung der Anzahl der Essenstage, Abrechnungsbesonderheiten der Schulen und der Sozialträger.
- Zusammenfassen und Hochladen der Rechnungen in DATEV.
- Abbuchungen der Monatsbeiträge von den Eltern per S-Firm-Schnittstelle.
- Abrechnungen mit den Sozialträgern.
- Erfassen der Kontoeingänge.
- (Brief-) Kommunikation mit den Erziehungsberechtigten und Sozialträgern. Dabei sollen Word-Vorlagen der Gießen@Schule gGmbH verwendet werden.
- Erstellung von Übersichten der Gesamtlisten, Vorgänge pro SchülerIn und Listen der Außenstände.
Anhand dieser Anforderungen haben wir gemeinsam mit der Gießen@Schule gGmbH in weniger als einem Jahr eine Desktop Software erstellt, die folgende Aufgaben automatisiert erfüllt.
- Pro SchülerIn wird eine digitale Akte angelegt, die per Doppelklick abrufbar ist. Dort stehen übersichtlich alle Vorgänge mit Datum und Kürzel des Eingebenden. Die Akte gliedert sich in folgende Reiter:
- + Angaben zur SchülerIn (Name, Adresse, Schule) und zu den angemeldeten Essenstagen
- + Angaben zu den Erziehungsberechtigten
- + Angaben zur aktuellen Kontoverbindung
- + Angaben zum Antragsprozess „Bildung und Teilhabe“
- + Angaben zur Korrespondenz mit den Erziehungsberechtigten
- + Eingabemöglichkeit eigener Bemerkungen mit Setzen eines ToDo-Markers
- + Kontoübersicht: Anzeige der gestellten Rechnungen und der Kontoeingänge incl. Gutschriften
- + Eingabe von Fehlzeiten des/der SchülerIn, die bei der Rechnungserstellung berücksichtigt werden müssen
- + Erstellen von Übersichten aller Vorgänge (pdf-Dateien)
- Papierloses Büro: Schnelle und automatisierte Erstellung von Standardkorrespondenz über die Word-Vorlagen, andere Korrespondenzen (z.B. ausgefüllte Anmeldungs- oder Beantragungsbogen) können eingescannt und zur digitalen Akte hinzugefügt werden. So kann die gesamte Korrespondenz übersichtlich zusammengefasst und digital abgerufen werden.
- Mehrbenutzerfähig: Mehrere MitarbeiterInnen arbeiten parallel mit der gleichen Datenbank.
- Automatische Rechnungserstellung unter Berücksichtigung der Anzahl der Essenstage, der Fehltage, der Abrechnungsbesonderheiten der Schulen und der Sozialträger.
- Automatisches Erstellen von Schnittstellendateien und -paketen, die in S-Firm und in DATEV hochgeladen werden können.
- Hochladen und Zuordnen der Kontoeingänge via Excel-Export aus S-Firm.
- Datenschutz und Handling: Die Software arbeitet mit einer verschlüsselten und passwortgesicherten Datenbank, besonders sensible Daten (Daten zu den Kontoverbindungen) werden zusätzlich verschlüsselt abgelegt.
- Schnelle Erstellung von Übersichten incl. Export nach Excel.
Dazu kommt ein Support der moreDATA GmbH, der schnelle Lösungen innerhalb von 24 Stunden vor Ort oder per Fernwartung (Teamviewer) verspricht!